首先要确定自己使用的OA系统是否具备通知和公告功能，如果不具备，可以通过敬业签来实现。

敬业签是一款功能比较全面的桌面便签软件，分为个人便签和团队协作便签。作为一名团队便签的成员，可以将自己记录的内容与其他成员共享，同时也可以很清晰地看到自己所在的团队便签中其他成员所记录的内容。

作为一名管理者，可根据需求的不同，将记录的内容指派给团队便签成员。为了确保对方收到指派，团队便签的提醒功能可以让团签成员在指定的时间接收到提醒，也可以在团签内容编辑好之后选择指派立即推送提醒、10分钟后、60分钟后和12小时后向指派成员推送提醒。

被指派人接到任务分配后，如果任务完成，则可以标记为已完成，为了方便查看工作进度，被指派人的名字会根据其不同的状态，以不同的颜色的字体显示在团队便签的下方。灰色名字是已收到指派但未完成，绿色名字是已完成，蓝色名字是未读状态。